So geht Digitalisierung

Digitalisierung am Beispiel: Elektronisches Dokumentenmanagement

Digitalisierung ist das Thema, das jedes Unternehmen aktuell oder schon seit Jahren beschäftigt. Prozesse sollen vereinfacht werden, mehr Transparenz erreicht, bisherige Abläufe hinterfragt und wesentlich effizienter gemacht werden. Digitalisierung das Zauberwort und die Lösung für alles. Leicht gesagt, aber wesentlich schwerer umzusetzen. Die Firmengruppe Förster + Sennewald plant die Einführung von elektronischem Dokumentenmanagement schon seit langem. Ein Interview mit Axel Künzinger.

Was hat Sie zu der Entscheidung für ein EDM veranlasst?

Unsere Motivation, Prozesse zu digitalisieren hat in erster Linie die Entlastung der Mitarbeiter zum Ziel und die Arbeitserleichterung im Bereich der ungeliebten Verwaltungsarbeit. Aktuell sind wir noch mitten in der Umstellungsphase.

Was waren ihre ersten Schritte?

Zu Beginn haben wir zunächst im Internet nach einem geeigneten Tool oder einer Software gesucht. Hierzu haben wir verschiedene Anbieter eingeladen. Doch sehr schnell stellte sich heraus, dass wir selbst gar nicht beurteilen können, welche der angebotenen Lösungen für uns die richtige ist. Man braucht dafür eine Organisationsberatung. Wie kann ich meine Strukturen so digital abbilden, dass es genau unserem Bedarf entspricht? Welche Aspekte sind zu beachten und welches der vielen auf dem Markt angebotenen Tools ist für uns das richtige?

Ein einfaches Beispiel sind die Stationen, die ein einfacher Brief in unserem Unternehmen durchläuft. Im Laufe der Jahre haben wir klassische Abläufe aufgebaut, die funktioniert haben, aber auch mit einer doppelten Ablage verbunden waren. Wie kann man diese Abläufe jetzt ohne Informationsverlust verschlanken und digitalisieren? Dabei muss die Ablage bzw. Archivierung automatisch erfolgen, doppelt und dreifache Ablagen müssen vermieden werden, automatische Scans müssen zentralisiert erfolgen.

Es geht ja nicht darum, einen analogen Prozess nachzubilden, sondern die Power eines digitalisierten Systems optimal für uns zu nutzen. Prozessberatung und Prozessdesign ist nötig – und das möglichst produktneutral, um in der Vielfalt der angebotenen Systeme und in unserer flachen Hierarchie die optimale Lösung zu finden. Mit einem herstellerneutralen Blick von außen möchten wir zuerst eine effiziente Vorgehensweise erarbeiten. In Kürze findet hierzu das erste KickOff-Gespräch mit einem externen Berater statt.

Welcher Zeitrahmen ist für die Umstellung vorgesehen?

Über diese Frage diskutieren wir schon über einen sehr langen Zeitraum, wohlwissend, dass wir ein EDM-System schnellst möglich brauchen. Wir haben das Thema immer vor uns hergeschoben, da wir im Tagesgeschäft sind und unsere Prozesse ja bisher funktioniert haben. Corona hat uns dann doch deutlich gezeigt, dass wir digitalisieren müssen.

Existiert bereits ein Strategieplan zur Umstellung?

Nein, aktuell noch nicht. Wir gehen davon aus, dass der im Zuge der externen Beratung erstellt wird.

Aus welchen Arbeitsbereichen setzt sich das Projektteam EDM zusammen?

Innerhalb der Geschäftsleitung gibt es ein Kernteam, das sich gezielt mit EDM beschäftigt.

Wie umfangreich soll das EDM werden bzw. welchen Leistungsumfang soll das EDM haben?

Alle Dokumente sollen damit verwaltet werden. Eingehende und ausgehende Post, E-Mails, Papierdokumente, Kommunikation mit den Gerichten, elektronischer Rechtsverkehr etc.

Soll ein Zugriff über das Internet auf die Software möglich sein?

Ja, unbedingt. Das ist ein ganz wichtiger Punkt. Ich möchte eine relevante Akte z.B. bei Gericht mitnehmen und vor Ort bearbeiten können.

Wie bzw. mit welcher Unterstützung binden Sie die geltenden DSGVO-Richtlinien mit ein?

In dem Fall wird das meine Frau als Rechtsanwältin und als unsere Datenschutzbeauftragte übernehmen. Sie ist in diesem Bereich die Expertin und kennt unsere Anforderungen. Ein externer Softwareberater könnte uns in diesem Bereich gar nicht ausreichend beraten, da er nicht diese spezifische Kenntnis hat.

Was sind die nächsten Schritte?

Zunächst werden wir wie erwähnt einen passenden Berater auswählen. Mit ihm zusammen werden wir unseren konkreten Bedarf ermitteln, um darauf basierend die richtige Software auszuwählen. Wir sind fest entschlossen, dieses für uns wichtige Thema konkret anzugehen.

 

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